Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Ce probleme comune pot sa apara in procesul de efectuare a receptiei daca nu utilizezi instrumentele potrivite?
- timp de procesare indelungat
- multe hartii de intocmit si dificultatea de arhivare si de cautare a informatiei din trecut;
- dificultatea de a potrivi informatia de pe factura cu receptiile din mai multe gestiuni;
- intarzierea in comunicarea cu furnizorii a problemelor de la livrare;
- impact asupra costurilor datorita NIR-urilor introduse gresit;
- controverse cu furnizorii pentru bunurile care au probleme la receptie.
- efort administrativ crescut pentru a raspunde cererilor de informatii de la furnizori in cazul facturilor cu probleme.
Atunci cand introduci o receptie pentru o factura (si mai ales pentru facturile cu multe linii), o prima cheie de verificare este sa stabilesti daca totalul facturii este egal cu totalul de pe NIR.
Aceasta poate fi o problema in cazul in care notele de receptie sunt scrise de mana, pe formulare pretiparite, fiindca in cazul unei erori este greu sa verifici si sa corectezi intregul document.
Daca utilizezi Smart Bill poti sa introduci intr-un camp distinct valoarea totala a facturii si aplicatia calculeaza permanent diferenta ramasa pana la totalul receptiei.
Astfel nu va trebui sa mai faci calcule manuale, iar daca diferenta provine din rotunjiri, o vei putea regla mult mai simplu adaugand sau scazand dintr-o linie a facturii , avand automat confirmarea corectei inregistrari (diferenta=0).
Poti sa corectezi oricand o linie introdusa gresit.
Nota de receptie o poti genera imediat, cu toate campurile si informatiile necesare.
Un alt avantaj in Smart Bill este posibilitatea gruparii produselor dupa TVA.
Aceasta optiune te ajuta atunci cand ai produse cu cote diferite de TVA, cum este cazul restaurantelor.
La receptia produselor poti sa ai si anumite cheltuieli (transport, descarcare, etc) care trebuie repartizate in costul bunurilor.
In Smart Bill acest lucru se face automat si in functie de optiunea ta, poti repartiza suma dupa valoare, dupa cantitate sau in alt mod, personalizat. Legislatia nu prevede un anumit mod de repartizare, astfel ca aceasta operatiune se poate face potrivit judecatii profesionale a fiecareia.
Nota de receptie va contine produsele cu pretul unitar care include si cheltuiala repartizata:
La ce sunt utile notele de receptie?
Pe langa scopul lor principal, NIR-urile sunt utile si pentru:
- retururi la furnizor: daca anumite bunuri trebuie returnate, acest document contine informatii utile: diferenta de receptie, bunurile deteriorate sau necorespunzatoare calitativ;
- pentru controlul intern – in procesul de verificare a comenzilor cu NIR-urile si cu facturile finale;
- ofera informatii cu privire la facturile care urmeaza sa fie emise pentru bunurile deja primite.
